Dalla carta al digitale

July 20, 2017

Un’utopia per la Direzione Risorse Umane o un’effettiva possibilità? 

Tutto intorno a noi invoca il digitale e ci invita ad entrare nella rete, richiedendo una trasformazione che parte da noi stessi. Ma cosa significa essere digitali? È sufficiente avvalersi di strumenti digitali per conquistare il titolo?

 

Il digitale non è una moda né un sinonimo di tecnologia. È una rivoluzione che ha sconvolto il nostro modo di vivere: 

 

 - riducendo drasticamente il nostro tempo, in ogni ambito, personale e professionale. Le informazioni viaggiano ad altissima velocità e si attendono risposte in tempi sempre più urgenti; 

 

 - stravolgendo il nostro modo di comunicare e di connetterci agli altri, segnando un gap generazionale; 

 

 - modificando la scala di priorità dei nostri bisogni, rafforzando la sfera dei bisogni “alti” di appartenenza, stima e auto-realizzazione;

 

 - cambiando il modo di lavorare, ponendo al centro la Persona con le sue ambizioni e esigenze.

 

L’impatto del digitale sulle nostre vite crea la necessità di fermarsi ad osservare le nostre imprese per capire come attivare un processo di trasformazione organizzativa che permetta di governare i cambiamenti esterni che ci travolgono, ridefinendo il ruolo del management e con esso quello della Direzione Risorse Umane che necessita di un riallineamento strutturale attraverso una revisione dei processi e la pianificazione di investimenti tecnologici in grado di far evolvere la direzione ad una funzione strategica.

 

Partiamo dall’HR.

 

Ogni azienda, più o meno consapevolmente, mette in atto ogni giorno pratiche e comportamenti di gestione delle proprie Persone: alcune aziende agiscono istintivamente, altre si concentrano sull’aspetto amministrativo ed economico, altre ancora su quello normativo e legale, alcune sull’aspetto relazionale ed organizzativo. La struttura dell’HR dipende dal valore che la proprietà attribuisce a tale funzione ma è sempre caratterizzata da alcune attività chiave: amministrazione del personale; recruiting; formazione e sviluppo di carriera; analisi e interpretazione dei dati economici.

 

 

 

 

Come vengono gestite queste attività? 

 

Immaginiamo di entrare all’interno di un ufficio Risorse Umane di un’azienda di medie dimensioni…Troveremo persone bloccate alle proprie scrivanie, con il telefono in una mano e il mouse nell’altra pronta ad inviare un’email, lo sguardo concentrato sullo schermo, il pensiero rivolto alle pile di carta che invadono lo spazio intorno e i capelli dritti per il tempo che scorre troppo velocemente rispetto alle richieste che devono essere evase.

 

La gestione del capitale umano è un’attività che richiede il governo di una quantità di dati e informazioni tra i più importanti di tutta l’organizzazione che si dovrebbero poter leggere, interpretare e condividere integrandoli tra loro e in tempo reale.

 

Questa è un’esigenza che pone le basi di una trasformazione digitale che non significa rendere la nostra Direzione HR una scatola ipertecnologica piuttosto disegnare e costruire un sistema per l’HR veloce, agile e funzionale grazie anche al supporto degli strumenti digitali.

 

La trasformazione dovrebbe consistere in un percorso di analisi e ristrutturazione profonda dei processi e delle pratiche HR passando per alcuni passaggi fondamentali:

 

1. Definizione del valore e del ruolo della Direzione HR all'interno dell'organizzazione (amministrativo, strategico, legale, ...);

 

2. Identificazione delle attività principali;

 

3. Disegno dei processi e dei modelli per le attività individuate;

 

4. Mappa delle competenze per lo svolgimento delle attività;

 

5. Adeguamento delle competenze;

 

6. Scelta di partner chiave;

 

7. Pianificazione di un investimento consapevole nelle soluzioni tecnologiche e negli strumenti digitali.

 

La scelta della soluzione tecnologica è una conseguenza di questa analisi e deriva dalla comprensione di cosa, come, con chi, perché e in quale momento dobbiamo rendere informatizzato.

 

Oggi esistono molteplici soluzioni tecnologiche a supporto dell’HR. Ma se non si conosce il risultato atteso da una specifica tecnologia, si rischia un investimento sbagliato. Molte aziende ricorrono a soluzioni davvero performanti per poi utilizzarle a 30% delle loro capacità. È come avere una Ferrari e portarla al minimo della sua potenza.

 

Affinché risponda in modo puntuale alle nostre esigenze, la tecnologia deve essere governata definendo i contenuti quindi processi e dati, quantitativi e qualitativi, che devono essere trasformati per le nostre organizzazioni in risultati strategici, veloci e attendibili.

 

Per affrontare le nuove sfide dettate dal digitale, la Direzione Risorse Umane potrebbe intervenire in quattro ambiti principali:

 

 

1. SOCIAL

 

L’utilizzo di tecnologie, dispositivi e pratiche da parte dell’HR che ottimizzano la condivisione delle informazioni; migliorano e rendono più veloce la comunicazione interna, integrando i punti di contatto tra manager e collaboratori; supportano il processo di recruiting, implementando la capacità di attrarre, ricercare e ingaggiare candidati; alimentano la collaborazione e sviluppano la cooperazione.

 

 

2. BUSINESS INTELLIGENCE 

 

Comprende strumenti di raccolta, analisi e interpretazione dinamica di dati e fenomeni relativi al capitale umano. Tramite la business intelligence la Direzione Risorse Umane può monitorare velocemente i risultati economici del Personale (ad esempio gli scostamenti di budget, l’incidenza dei costi per qualifiche o centri di costo, le retribuzioni,…) o effettuare indagini in tempo reale sull’organico (ad esempio, la percentuale di turnover nei mesi o negli anni, la scolarità della popolazione aziendale, le quote rose, la distribuzione delle competenze, …) per verificare e pianificare strategie di sviluppo, come piani di welfare o percorsi formativi.

 

Per approfondire l’argomento, leggi l'articolo “HR Analytics, best friends

 

 

3. CLOUD

 

Consente la disponibilità integrata dei dati sul web e abbatte le frontiere temporali, permettendo l’accesso ai dati di archiviazione e elaborazione in qualsiasi momento tramite un canale riservato e protetto in rete. 

 

 

4. MOBILE

 

Se il cloud abbatte i limiti temporali, il mobile abbatte gli spazi permettendo l’accesso da qualsiasi device (pc, tablet o smartphone). Oltre alla funzione di interrogazione e condivisione dei dati, il mobile è utile anche per le attività di formazione e sviluppo delle performance attraverso l’implementazione di piani di digital learning.

Se credi anche tu che nell’opportunità del digitale per costruire un’organizzazione più semplice e funzionale della tua HR, definisci il percorso e realizza il tuo progetto… dalla carta al digitale. 

 

 

di Francesca Celidonio - HR Designer

 

 

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